Comment optimiser l’aménagement d’une salle de réunion ?

Dans toutes les entreprises, grandes ou petites, les collaborateurs sont amenés à se réunir. En fonction de la nature de l’activité, la fréquence des réunions est plus ou moins élevée et leur durée est des plus variables. Mais dans tous les cas, il est nécessaire de prévoir des espaces dédiés aux réunions, aux rendez-vous clients, aux échanges, formels ou non. Où situer une salle de réunion ? Comment l’aménager efficacement ? Quels sont les équipements indispensables aux séances de travail collectif ? Nous répondons à vos questions et vous donnons des conseils pour un aménagement de salles de réunions qui favorise la communication et la productivité.

L’objectif d’une salle de réunion

En entreprise, une salle de réunion permet aux équipes de se réunir dans un lieu dédié à la concentration et à l’échange. Cet espace permet aussi de recevoir des clients, des partenaires, des fournisseurs, etc. Il peut aussi servir à organiser une conférence, une formation, un recrutement… Par conséquent, une salle de réunion doit offrir des conditions optimales, tant en termes de confort que de productivité.

La configuration de la salle

Avant de décider de l’aménagement de la salle, il est nécessaire de connaitre un certain nombre d’informations :

- La superficie disponible
- Le nombre moyen de participants
- L’activité des collaborateurs
- La nature des échanges

Dans la plupart des cas, une salle de réunion est isolée du reste des bureaux de l’entreprise. Elle doit en effet être suffisamment calme pour favoriser la concentration et l’écoute. Sa capacité d’accueil est fonction de sa surface. Généralement, il est conseillé de prévoir 60 cm par personne assise. Si la réunion nécessite prise de note, consultation de documents, travail sur ordinateur…, mieux vaut prévoir 70-80 cm par collaborateur. La distance séparant la table des murs doit quant à elle permettre une libre circulation des personnes. Prévoyez environ 80 cm.

Le mobilier pour des réunions

Aménager une salle de réunion revient ensuite à choisir le bon mobilier. Les meubles doivent répondre à vos attentes tout en respectant les contraintes liées à la configuration de la salle. En général, il est nécessaire de prévoir :

- Une table de réunion : carrée ou rectangulaire, ronde ou ovale, elle est l’élément central de cet espace. Selon ses dimensions, elle peut recevoir 4 à 14 personnes assises, voire plus. Il existe par ailleurs des tables modulables, à agencer selon vos besoins : en U, en L, en « salle de classe », etc. Pour optimiser l’espace, vous pouvez vous équiper de tables empilables ou pliantes. Choisissez par ailleurs une table munie de trappes d’accès à des prises électriques ou RJ45. Chaque collaborateur pourra alors brancher et connecter au web son ordinateur ou tout autre appareil.
- Les chaises : si les réunions durent plus d’une heure, choisissez des sièges confortables. Si vous disposez de suffisamment d’espace, optez pour des sièges avec accoudoirs. Dans une salle recevant des clients, sélectionnez du mobilier élégant et design, qui renforce l’image de votre entreprise.
- Les meubles de rangement : pour optimiser la préparation de la salle avant une réunion, prévoyez des rangements dans lesquels sera stocké tout le matériel nécessaire. Desserte informatique, armoires, étagères… vous permettront d’organiser efficacement l’espace.

Les équipements d’une salle de réunion

Une salle de réunion peut également compter différents accessoires et équipements :

- Un tableau blanc, un paper board, un tableau magnétique…, autant de supports permettant de matérialiser les échanges.
- Un écran de projection, une télévision, un grand écran connecté…, pour diffuser facilement et largement les supports de communication, de travail, etc.
- Des rideaux occultants, par exemple pour assurer la confidentialité des échanges ou optimiser une projection.

Eclairage, chauffage, climatisation, connexion internet… sont d’autres points essentiels à prendre en compte dans l’aménagement d’une salle de réunion.

Les espaces de réunion informelle

Enfin, si les locaux et l’activité de votre entreprise l’autorisent, prévoyez des espaces favorisant les échanges informels. Disposés à des endroits stratégiques, ils invitent vos collaborateurs à se retrouver et à communiquer régulièrement. Vous pouvez ainsi aménager un espace à l’aide d’une table et de chaises hautes, voire d’un canapé et de fauteuils répartis autour d’une table basse, par exemple à proximité de la machine à café ou dans le hall d’accueil. Ce type d’espaces peut également être installé à l’intérieur même d’un bureau.

Si vous souhaitez aménager une salle de réunion et être conseillé dans votre choix de mobilier, d’équipements, de décoration…, faites appel à notre équipe de professionnels de l’agencement d’entreprise. Nous analyserons vos besoins pour vous proposer une solution sur mesure et clés en main.